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Word写作论文的方法和技巧

事半功倍:Word编写论文十大技巧现在正是大学毕业生完成毕业设计,撰写毕业论文的时候,大家经常要苦熬一个多月才能完成自己的毕业论文。如果无法充分Word的一些强大功能,大家在撰写和编辑替换篇幅的科技论文的时候,

 

可能经常要为不断地调整格式而烦恼。在这里我把自己以前使用的单词的经验和教训总结一下,以求抛砖引玉。

论文写作

 

一篇论文应该包括两个层次的含义:内容与表现,内容是指文章作者已表达自己思想的文字,图片,表格,公式及整个文章的章节层次结构等,表现则是指论文页面大小,边距,各种字体,字号等。相同的内容可以有不同的表现,例如文章在不同的出版社出版会有不同的表现;而不同的内容可以使用相同的表现,例如一个期刊上发表的所有文章的表现都是相同的。这两者的关系不言自明。

 

笔者认为,论文“表现”的编辑,是一个非常费时费力的工作。如果在写论文之前,做好各方面的准备,并按照一定的规律来编写和排列,会产生事半功倍的效果;否则,会给你带来无穷无尽的痛苦。笔者根据自己写硕士论文的经历,向各位提供如下建议,供大家参考。

 

1用好样式

 

编写论文,一定要使用样式,除了单词原先所提供的标题,正文等样式外,还可以自定义样式。

 

如果您发现自己是用替换文字然后用格式栏来设置格式的,一定要注意,想想其他地方是否需要相同的格式,如果是的话,最好就定义一个样式。要坚持使用统一的样式,可以大大减少工作量和出错的机会。如果要对布局格式(文档表现)做调整,只需一次性修改相关样式即可。使用样式的另一个好处是可以由Word自动生成各种目录和索引。

 

一般情况下,应当撰写学术论文或学位论文,相应的杂志社或学位授予机构都会根据其具体要求,给论文撰写者一个清楚的格式要求。尺寸,要求宋体,小四,行间距17磅等等。这样,论文的撰写者就可以在撰写论文前对样式进行一番设定,这样就会很方便的编写论文了。

 

如笔者用Microsoft Office Word 2003进行样式设计如下图:

 

2使用交叉引用设置编号

 

一定不要自己敲编号,推荐使用交叉引用,否则手动输入的编号极可能给你文章的修改带来无穷的后患。标题的编号可以通过设置标题样式来实现,表格和图形的编号通过设置题注的编号来完成。在写“见第x章,如图x所示”等字样时,不要自己敲编号,应使用交叉引用。这样做以后,当插入或删除新的内容时,所有的编号和引用都将自动更新,无需人工维护。并且可以自动生成图,表目录。

 

3对齐

 

如果只有英文单词间才会有间隔,中文文档没有空间。所有的对齐都应该利用标尺,制表位,对齐方式和逐步的缩进等来进行。如果发现自己手动打了一个空间,一定要谨慎,想想是否可以通过其他方法来避免。同理,一定不要通过敲回车来调整这一间距。

 

4绘图技巧

 

论文中会用到很多图表,笔者强烈建议论文撰写者分清论文中的图形和表格,表格可以使用Word提供的工具进行编写,很简单,这里就不再赘述了。强烈建议使用Office 2003中绑定的Microsoft Office Visio Professional 2003画。如果不能忍受Visio对象复制到Word的速度,还可以尝试SmardDraw,功能不比Visio弱,使用不比Visio难,速度却快多了。

 

5编辑数学公式

 

在论文中编辑数学公式,个人建议使用MathType5.0,实际上是Word集成的公式编辑器就是它的3.0版。安装MathType后,Word会增加一个菜单项,其功能一目了然。推荐使用MathType的自动编号和引用Word正文中插入公式的一个常见问题是把上下行距都撑大了,很不美观,这部分可以通过固定行距来修正。但是要提醒论文作者,如果您计算机上安装了MathType5.0后,撰写公式的速度非常快,占用少量的CPU。但是,当你准备打印论文的时候,要记得找个按照了MathType5.0的计算机打印,不然,我们的公式就“不翼而飞”了。

 

6参考文献的编辑和管理

 

如果你在写论文时才想到要整理参考文献,就已经太迟了,但总比论文写到参考文献那一页时才去整理要好。应该养成看文章的同时就整理参考文献的习惯。Word没有提供管理参考文献的功能,用插入尾注的方法也很不地道。

 

我建议使用参考管理器,它与Word集成得非常好,提供即写即引用(写时引用,简称Cwyw)的功能。您制作的只是像填表格一样地输入相关信息,如篇名,作者,年份等在文章中需要引用文献的方插入标记,它会为你生成非常美观和专业的参考文献列表,并且对参考文献的引用编号也是自动生成和更新的。这除了可以保持格式上的一致,规范,减少出错机会外,更可以避免正文中对参考文献的引用和参考文献列表之间的不匹配。并且从长远来说,本次输入的参考文献信息可以在重复重复利用,从而一劳永逸。

 

7使用分节符

 

如果希望在一篇文档里得到不同的页眉,页脚,页码格式,可以插入分节符,并给每一节设置不同的格式。

 

上述七点都是关于提出的建议,还是要精选一遍,作者关心的重点是文章的内容,文章的表现就交给Word去处理。如果您发现自己正在做与文章内容无关的繁琐的布置工作,一定要停下来学一下Word的帮助,因为Word早已提供了足够强大的功能。

 

8使用子文档

 

如果所有内容都保存在一个文件里,打开,保存,关闭都需要很长的时间,且不保险。

 

这样的文件小了,编辑速度快,而且就算文档损坏,也只有一章的损失,不至于全军覆灭。建议先建主控文档,从主控文档中创建子文档,个人感觉比先写子文档再插入到主控文档要好。

 

9及时保存,多做备份

 

设置自动保存,还有一有空就Ctrl + S。

 

不提供Word不可靠,Windows也不可靠,每天的工作都要有备份才好。Word提供了版本管理的功能,将一个文档的各个版本保存到一个文件里,并提供比较合并等功能。不过保存几一个版本后文件就大得不得了,而且一个文件损坏后所有的版本都没了,个人感觉不实用。还是多处备份吧。

 

另外提醒一下,插入的图片,和公式最好单独保存到文件里另做备份。否则,哪天打文档时发现自己辛辛苦苦的编辑的图片和公式都变成了大红叉,哭都来不及了。

 

10大纲视图与文档结构图

 

使用大纲视图写文章的提纲,调整章节顺序比较方便。

 

使用文档结构图让您方便地定位章节。

 

有人说,硕士写毕业论文就像干一个月苦力搬运工一样,累死累活,写不了多少东西;博士写毕业论文就像生孩子,挑灯夜战也得一个春秋。但相信比较管用,希望各位论文撰写者能从中有所收获。如果还有疑问,自己花些时间研究一下Word的帮助,相信会有事半功倍的效果。

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